Seleccionar un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de gestión es una decisión estratégica que impactará la productividad y eficiencia de la empresa a mediano y largo plazo. Existe una importante oferta de soluciones en el mercado, lo que hace muy complicado tomar la decisión adecuada o, mejor dicho, es muy fácil tomar la decisión equivocada y que el proyecto fracase, lo que haría que consumas tiempo, esfuerzo, energía, dinero, clientes y muchas explicaciones al interior de tu empresa o a tu consejo de administración.
Es por ello, que el proceso de selección de un ERP, se vuelve muy importante y aquí te compartimos 9 pasos para seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades.
Para tomar una decisión informada y bien analizada, debes considerar los siguientes aspectos clave:
1. Análisis de Necesidades.
Antes de elegir un ERP, la debes definir tus objetivos y necesidades específicas:
- Selecciona los procesos que requieres automatizar como finanzas, ventas, logística, producción, recursos humanos, etc.
- Asegúrate de que todos estos procesos estén bien identificados, documentados y, sobre todo, alineados a la estrategia de tu negocio. Aunque éste es, precisamente, uno de los pasos clave, las empresas suelen omitirlo o dar por sentado que cualquier ERP funciona para ellos. Y aquí es donde se comete el primer grave error si no tienes esta alineación bien hecha.
- Identifica los problemas operativos que necesitas resolver para que tu empresa sea más productiva y entregue de la mejor forma tus productos o servicios al cliente.
- Haz una lista o mapa específico de estos requerimientos clave. Este documento se convertirá en una guía imprescindible al momento de hacer la evaluación de funcionalidades.
2. Presupuesto, Costes Totales y Retorno de la Inversión.
Si lo piensas detenidamente, no existe un ERP caro o barato, lo que existe, es una mala decisión. A diferencia de otros países, estamos muy acostumbrados a tomar decisiones de compra basados en un precio y solemos seleccionar el más barato, dejando a un lado un análisis más profundo para calcular el beneficio real de esa decisión y calcular, de la forma más objetiva posible, el retorno de la inversión.
Un primer paso, es identificar los costes asociados al nuevo proyecto:
- Coste de software e infraestructura (licenciamiento, equipo de cómputo, redes, ciberseguridad, entre otros).
- Coste de implementación (consultoría, desarrollo, integración).
- Coste de mantenimiento y soporte (actualizaciones, asistencia técnica).
- Coste laboral (horas hombre de los usuarios internos involucrados en el proyecto y las tareas que dejarán de hacer para dedicarse a ello).
- Costes de nuevas adaptaciones. Los ERP’s, como cualquier tecnología, sufre cambios con el tiempo. Evalúa los costes asociados y conoce en detalle los precios de los proveedores.
- Costes ocultos como la formación del personal y la posible necesidad de hardware adicional como laptops con mayores capacidades que las actuales).
El segundo paso, es analizar el funcionamiento de la empresa con el sistema en funcionamiento, por ejemplo:
· Productividad (horas hombre ahorradas al automatizar procesos y con énfasis en el tiempo ahorrado por generar reportes).
· Atención a clientes (métricas de satisfacción a los clientes y relación de recomendaciones).
· Proveedores (capacidad de reducir procesos para recibir productos o servicios de los proveedores y pagarlos con mayor facilidad)
· Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Impacto en el flujo de efectivo.
· Ventas (capacidad de generar mayor número de prospecciones, atenderlas correctamente y convertirlas en ventas en menor tiempo).
· Cálculos, pagos y obligaciones (presentar impuestos a tiempo y extactis, cumplimir con normativas específicas, evitar multas por retrasos, entre otras muchas).
Posteriormente, debes asignar claramente un presupuesto. A pesar de que el RoI (Retorno de la Inversión) es muy importante, existen limitantes presupuestales y no todos los ERP’s están diseñados para todas las empresas. Si seleccionas el ERP con las mejores funcionalidades, pero es muy grande para ti, te costará mucho trabajo calcular el beneficio, pero si seleccionas uno que te queda chico, pagarás muy pronto actualizaciones y nuevos desarrollos que no tenías previstos en el presupuesto y los costes se irán a las nubes. Ten mucho cuidado con esto porque suele abrirse un barril sin fondo.
Para concluir esta parte y una vez que tengas las propuestas de los proveedores, deberás realizar los cálculos necesarios para determinar el retorno de la inversión. Es importante que te asegures que las funcionalidades del sistema cumplen con las premisas que estableciste en tu modelo y deberás comprobar que los módulos y pantallas hacen lo que el proveedor dice.
Ejemplo de rangos de precios:
- ERP en la nube (SaaS): Desde 25 a 200 euros/usuario/mes.
- ERP on-premise: Desde 20.000€ a más de 100.000€ dependiendo del nivel de personalización.
3. Modelo de Implementación
Existen básicamente dos modelos principales para implementar y operar un sistema de gestión. Estos modelos, son:
- ERP en la Nube (SaaS - Software as a Service)
- Menor inversión inicial.
- Actualizaciones automáticas.
- Accesible desde cualquier lugar con conexión a internet.
- Puede implicar dependencia del proveedor y costes recurrentes.
- ERP On-Premise (instalado en servidores propios)
- Mayor inversión inicial, pero sin costes mensuales de suscripción.
- Mayor control sobre los datos.
- Requiere más recursos de mantenimiento y seguridad interna.
Aunque ambos tienen sus ventajas y desventajas, debes seleccionar el que mejor te convenga de acuerdo a tus propios recursos. Si eres una PYME y no cuentas con un staff de informática, lo mejor es que adquieras el ERP bajo un modelo SaaS (en la nube) y evites invertir en infraestructura física, ciberseguridad, habitaciones especiales (CPD), y personal nuevo. Un modelo híbrido es que seas dueño de todo el equipo y de las licencias, y que contrates alguna empresa especialista para que administre todo ello. Este modelo es poco común y desde hace muchos años, sólo suele verse en grandes corporativos.
Es importante notar que, en cualquiera de los modelos, nos se puede prescindir de ningún elemento de la solución. La única diferencia real entre el modelo SaaS y el On-Premise, es la propiedad, es decir, de quién es ese recurso y quién lo administra, pero en ningún caso, se pueden hacer omisiones de los elementos que componen la solución.
4. Cumplimiento Legal y Normativo
El cumplimiento de obligaciones y regulaciones específicas, es muy importante. En España, el ERP debe cumplir, al menos, con las siguientes normativas:
- Factura Electrónica: Debe cumplir con el sistema FacturaE y el futuro sistema de facturación VERI*FACTU.
- Gestión de IVA y Declaraciones Fiscales: Integración con la Agencia Tributaria y el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA).
- Protección de Datos (RGPD): Debe garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales conforme a la legislación europea.
Dependiendo de la industria en la que operes, las normativas a cumplir, se incrementan. Por ejemplo, si estás en el sector vitivinícola, estás obligado a llevar total transparencia y trazabilidad de tus productos mientras que en otras industrias, este requerimiento no es indispensable.
5. Escalabilidad y Flexibilidad
El ERP es un ente dinámico que está forzado a adaptarse a las circunstancias y exigencias internas y externas de la empresa. Al utilizarlo, encontrarás nuevos requerimientos para elevar la eficiencia, generar nuevos reportes o automatizar otros procesos no incluidos inicialmente. Surgirán también nuevas normativas, generales o particulares de tu industria, con las que deberás cumplir. Es por ello, que las siguientes preguntas, son clave:
- ¿El ERP puede crecer con la empresa?
- ¿Permite añadir módulos o integrar nuevas funciones en el futuro?
- ¿Admite integraciones con otros softwares como CRM, e-commerce, o herramientas de BI?
- ¿La tecnología que utiliza será pronto obsoleta?
Pero el software, es solamente una parte de la ecuación. ¿Qué sucede con la consultora que lo implementará y dará soporte? Mientras más grande es una empresa, mayor necesidad tiene de contratar servicios de implementación y consultoría relacionados al proyecto. Tienes que evaluar, de la misma forma que lo estás haciendo con el software, las capacidades de tu nuevo aliado ya que suelen ser relaciones de mediano y largo plazo.
6. Facilidad de Uso y Adopción por el Personal
Aunque la tecnología suele simplificarse con el paso del tiempo, existen sistemas que requieren formación y puede generar también un coste importante, ya sea porque los cursos o talleres son complicados o caros, o porque no se explotan debidamente las funcionalidades y el personal se encuentra frustrado y prefiere regresar a las hojas en Excel. Es por ello, que debes hacerte varias preguntas:
- ¿La interfaz es intuitiva?
- ¿Cuánto tiempo tomará capacitar a los empleados?
- ¿Existe un ecosistema en el que mucha gente ya conozca el ERP o se trata de tecnología muy exclusiva que debo capacitar a todas las nuevas contrataciones?
- ¿Los prerrequisitos para aprender son muy elevados?
- ¿El proveedor ofrece formación y soporte técnico en español?
El criterio de adopción de tecnología es muy importante. Las empresas se enfrentarán a resistencias internas que deben minimizar de la mejor forma posible. La tecnología muy compleja se convierte en un verdadero problema cuando los perfiles internos no tienen la preparación previa adecuada. Toma muy en serio este paso.
Un tema importante. Los ERP’s ya no son una novedad. Miles de empresas tienen uno funcionando desde hace tiempo. Si es tu caso y lo que buscas es migrarlo hacia una tecnología nueva, entonces inserta un capítulo entero dedicado a la migración de datos y la estrategia que deseas ejecutar para ello. Muchas empresas, deciden utilizar su nuevo ERP a partir de saldos iniciales y dejar ciclos anteriores totalmente cerrados. Esto se debe a que el coste-beneficio de realizar la migración de todos los datos, es muy alta y no amerita el esfuerzo. Hay empresas que, por el contrario, la migración de datos es un actividad obligatoria y decisiva. Lo importante, es tener una definición clara y bien analizada respecto a ello.
7. Soporte y Mantenimiento
La implementación del proyecto, tiene fecha de inicio y fecha de finalización. El soporte y mantenimiento, no. Muchos fabricantes suelen dar poca importancia a este rubro cuando, en realidad, es uno de los factores más importantes a considerar. Algunas preguntas que puedes hacer, son:
- ¿El proveedor ofrece soporte técnico en España?
- ¿Cuál es el tiempo de respuesta ante incidencias críticas?
- ¿Qué tipo de actualizaciones y mejoras ofrece el proveedor?
- ¿Me asesora y me da sugerencias para mejorar mi operación?
- ¿Cómo responde a necesidades operativas y qué tanto conoce mi negocio?
Escucha con atención lo que te dicen: tiempo de respuesta de 4 horas, mantenimiento 8x5 (pero en verano no vas a encontrar a nadie), no respondemos dudas, solamente resolvemos problemas técnicos, etc. ¿Es este el soporte que quieres?
8. Evaluación de Proveedores y ERP Populares en España
Crea una matriz de evaluación. Involucra a todos tus usuarios. La ejecución de los procesos anteriores te permitirá realizar una hoja de cálculo en la que podrás escribir en una columna todos los requerimientos y condiciones hasta el momento identificadas. En la parte superior, escribe el nombre de los proveedores o soluciones que quieres evaluar y con ello se formará una matriz en donde podrás asignar calificaciones específicas a cada uno de ellos por cada uno de los rubros.
Si deseas perfeccionar la matriz, puedes asignar diferentes pesos a las preguntas de acuerdo a su importancia. Por ejemplo, la característica “El sistema permite cambiar el color de la pantalla de fondo” puede tener un peso muy diferente a “El sistema emite facturas electrónicas que cumplen con las normativas de Hacienda”.
Otra alternativa, ir creando filtros. El primero sería identificar todas aquellas características que el sistema debe cumplir de forma obligatoria, es decir, si no emite facturas electrónicas, entonces quedaría descartado. Una vez aplicado estos filtros, se puede comenzar a evaluar las siguientes funcionalidades con base en la matriz de puntos y solamente de aquellas soluciones que han pasado a esta segunda fase.
Algunos ERPs populares en España incluyen:
- Odoo: Flexible, modular, con versión Community gratuita y opción Enterprise.
- SAP Business One: Ideal para empresas medianas, con gran capacidad de personalización.
- Sage 200 y Sage X3: Soluciones específicas para PYMEs y grandes empresas.
- Microsoft Dynamics 365: Integrado con herramientas de Microsoft, ideal para empresas que ya usan Office 365.
Este mismo sistema de evaluación, debe aplicarse también al proveedor que realizará los servicios de implantación y consultoría. Es muy frecuente que los proyectos fallen porque el implementador no tiene la experiencia suficiente, porque no conoce la herramienta, no aplica metodologías de control y calidad, no se entendieron bien las expectativas, y un largo etcétera. Si hay algo que cuidan mucho los fabricantes de software es que los implementadores realicen bien su trabajo ya que su reputación depende en gran medida de ellos.
9. Pruebas y Demostraciones
Antes de tomar una decisión, es importante asegurar que las funcionalidades y servicios prometidos, corresponden exactamente a las descripciones descritas. En Power Point, todo funciona muy bien. Por eso, es recomendable:
- Solicitar una demo para evaluar el funcionamiento del ERP de acuerdo a las funcionalidades descritas y solicitadas.
- Hacer una prueba piloto con datos reales de la empresa para comprender mejor su funcionamiento.
- Consultar casos de éxito de otras empresas similares. Solicita referencias de otros clientes y habla con ellos. Seguramente encontrarás información muy valiosa.
Una vez seleccionado el proveedor, puedes iniciar el proceso de negociación. Este proceso también está compuesto de diferentes pasos y amerita un artículo similar a este.
Recuerda, la elección de un ERP, ya sea una nueva implantación o migrar hacia otro, es una decisión importante que tendrá impacto en los recursos humanos y financieros de la empresa, por ello, el margen para cometer algún error, es muy pequeño.
Este artículo fue escrito por Vicente Viniegra Mesa, Socio Director de Pridecta y Director General en España.
